Napjainkban a vállalkozások körében egyre népszerűbb az elektronikus számlázás.

Vajon tisztában vagyunk az E-számlák kiállításának, befogadásának, kezelésének, megőrzésének jogszabályi előírásaival?

Minden, beszámolója közzétételére kötelezett vállalkozás találkozik évente legalább egy E-számlával. Ez nem más, mint az Igazságügyi Minisztérium elektronikusan megküldött számlája a megfizetett közzétételi díjra vonatkozóan.

Magyarországon 2004 óta van lehetőség elektronikus számlák kiállítására, melyhez a szükséges jogi hátteret jelenleg több törvény és rendelet is tartalmazza. 2013. január 01-től jelentősen módosult az Áfa törvény e-számlákra vonatkozó szabályozása egy európai uniós irányelv alapján, amelynek célja az elektronikus számlázás megkönnyítése és terjedésének elősegítése. Az Európai Unió „Europa 2020” stratégiájában célul tűzte ki, hogy 2020-ra az E-számlázás legyen a mértékadó számlázási mód Európában.

Mit nevezünk E-számlának?

A magyar Áfa törvény elektronikus számlának tekint minden számlát, melyet elektronikus úton bocsátottak ki és fogadtak be, azaz a kibocsátótól valamilyen elektronikus csatornán került továbbításra a befogadó felé.

Milyen kötelező adattartalommal kell rendelkeznie?

A szabályozás adattartalom szempontjából nem tesz különbséget elektronikus úton kibocsátott és hagyományos, papír alapú számla között, tehát az E-számlának ugyanolyan adattartalommal kell rendelkeznie, mint papír alapú társának.

Milyen formátumban lehet előállítani?

Az elektronikus számla definíciójához nem tartozik hozzá a fájlformátum maghatározása. A jogalkotó azt nem szabályozta, hogy az elektronikus számlákat milyen formátumban kell kibocsátani, így az gyakorlatilag bármi lehet. Viszont a fájltípusok sokasága miatt az adóhatóság a számlák adattartalmának ellenőrzéséhez meghatározott úgynevezett ellenőrzési formátumokat.

NAV ellenőrzéskor a hatóság felszólítására a következő formátumok valamelyikében kell átadni a bekért számlák adattartalmát:

  • 2012. december 31-ig kiállított E-számlák esetén: txt,, print fájl, csv, dbf, mdb, xls fájlformátum valamint a NAV E-számla közleményében külön definiált .xml fájlformátum.
  • 2013. január 1. után kiállított E-számlák esetén: txt, más meghatározott ún. print fájl, csv,  dbf, mdb, xls, xml fájlformátum.

A 2013. január 1. után kiállított E-számláknál könnyítésként már nem csak a NAV által definiált, hanem bármilyen .xml formátum megfelel, illetve a minősített elektronikus aláírás alkalmazása esetén akár a PDF fájl is alkalmas lehet ellenőrzési formátumnak.

2015. július 1-től új szabályok hatályosak a formai követelményekre vonatkozóan. A változással a jogalkotó célja az, hogy az ellenőrzések során az adóhatóság egységes formátumban kapja meg az elektronikus úton megőrzött számlákat. Ennek megfelelően, a 23/2014. (VI. 30.) NGM Rendelet az elektronikus úton megőrzött számlák esetén, a megőrzés formátumától (xml formátum, vagy egyéb elektronikus formátum) teszi függővé a kötelezően alkalmazandó adattartalmat és adatszerkezetet az adóhatósági ellenőrzés céljából történő adatszolgáltatást illetően.

Az elektronikus számla fajtái

A törvényi szabályozás kétféle módon kiállított elektronikus számlát engedélyez.

  1. E-számla PKI (Publikus Kulcsú Infrasturktúra) segítségével
  2. E-számla EDI (Elektronikus Adatcsere) segítségével

A legelterjedtebb a PKI alapú E-számlázás, mivel írásbeli szerződés nem szükséges a számlakibocsátó és a befogadó között. A jogszabály nem részletezi, hogy milyen formában kell a befogadó e-számla elfogadására vonatkozó hozzájárulásának megnyilvánulni, így ez lehet akár előzetes szóbeli megegyezés vagy ráutaló magatartás, azaz a számla befogadása és kifizetése.  Saját tanúsítvány és időpecsét megléte szükséges, melyet a számlázó programmal biztosítanak a szoftver készítők.

E-számla használat

E-számlázás esetén a legfontosabb, hogy megfelelő számlázó programot válasszunk.  Választásnál a legfontosabb  szempontok:

  • törvénynek megfelelő e-számla kiállítása
  • logikus kezelhetőség, e-számlák tárolásának biztosítása
  • stabil jogi és üzemelési háttér
  • a program mögött működő ügyfélszolgálat
  • a program által nyújtott egyéb szolgáltatások biztosítása.

Mivel az elektronikus számlák tárolása elektronikus úton történhet, online felületen működő programokat részesítsünk előnyben. Az ilyen szoftverek használatához nincs szükség a saját számítógépre történő telepítésre. Nagyon fontos szempont, hogy az ilyen program esetén az általunk kiállított elektronikus számlák megőrzését is a szolgáltató végzi. Emellett javasolt saját magunknak is gondoskodni az őrzésről, melyhez külső adathordozót használjunk. Gondoljunk arra, hogy a saját gépünk meghibásodhat, esetleges adatvesztés történhet.

Milyen egyéb szolgáltatásokat tud nyújtani egy e-számlázó program? Néhány példa a teljesség igénye nélkül:

  • E-számlák tárolása
  • Párhuzamosan elektronikus és papír alapú számlák kiállításának lehetősége
  • E-számlák továbbítása azonnal emailben
  • Árajánlat készítési lehetőség
  • Díjbekérő kiállítási lehetőség
  • Fizetési felszólítás küldési lehetőség
  • Tömeges számlagenerálás
  • Kapcsolat webáruházzal
  • …..

E-számla befogadása

Az elektronikus számla befogadása után az alábbi teendőink vannak:

  1. Ellenőrzés

Elektronikus számla érkezésekor az első dolgunk annak megnyitása. Amennyiben PDF formátumú számlánk érkezett, azt az ingyenesen használható Adobe Readerrel nyithatjuk meg. Ezután két dolgot kell ellenőriznünk: a számla adattartalmát és a számla hitelességét.

  1. Könyvelés

Az adóhatóság E-számla közleménye szerint az elektronikus számlák kontírozásának oly módon kell történnie, hogy a könyvelésre vonatkozó információk (melléklet) csatolása egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történjen.

  1. Megőrzés

A számlákkal kapcsolatos megőrzési kötelezettségen belül tehát összességében a következőket kell biztosítani:

  • eredet hitelessége : egyértelműen megállapítható kell legyen, hogy a számlát a számlakibocsátásra kötelezett állította ki
  • adattartalom sértetlensége
  • olvashatóság
  • a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítása, folyamatos leolvashatóság
  • utólagos módosítás kizárása, sérülés, megsemmisítés, megsemmisülés elleni védelem
  • jogosulatlan hozzáférés elleni védelem

A tanúsítvány mellett az eredet hitelessége érdekében az elektronikus számla időpecséttel történő aláírását is megkövetelik a jogszabályok, mely bizonyítja, hogy az időpecsét pillanatában az elektronikus számla már létezett.

Az elektronikus számlák megőrzésére a befogadói oldalon ugyanazok a szabályok vonatkoznak mint a számla kibocsátónál, azaz az E-számlákat 8 évig kell megőrizni.

Ha a befogadó nem tudja teljesíteni az elektronikus számla megőrzésére vonatkozó előírásokat, célszerű – lehetőség szerint írásban rögzítve – megállapodnia a kibocsátóval abban, hogy papíralapon történik a számlázás, és az elektronikusan megküldött fájl csupán a számla képe, másolata és nem maga a számla.

NAV ellenőrzés

A NAV ellenőrzése során megköveteli, hogy az elektronikus számlát nem csak mint hiteles fájl bocsássuk a rendelkezésére, hanem az E-számlától függetlenül kéri az E-számla adattartalmát is.

A PDF formátum lehetővé teszi az elektronikus számlához történő fájl-csatolást. Ez azt jelenti, hogy a korszerű számlázó programmal kiállított elektronikus számla (PDF) csatolmányként már tartalmazza azt az adatfájlt, amelyet ellenőrzéskor a NAV megkövetel. Számlázó program választásakor ügyeljünk arra, hogy ez az adatállomány rendelkezésre álljon, ellenkező esetben egy NAV ellenőrzéskor súlyos informatikai feladatok elé nézhetünk.

Az elektronikus formában megőrzött számla és nyugta ellenőrzése során az adóalany köteles az adóhatóság részére

– a helyszínen biztosítani a számla és a nyugta olvashatóságához szükséges technikai  eszközöket,

–  rendelkezésre bocsátani az eszközök használatára vonatkozó dokumentációt, továbbá

–  megadni az eszközök használatához szükséges felvilágosítást.

Ez azt jelenti, hogy az ellenőrnek meg kell mutatni, hogyan indíthatja el a programot, amivel meg tudja nézni a számlákat, illetve meg kell neki nyitni a szoftver használati útmutatóját. PDF számlák alkalmazása esetén az Adobe Reader közismertsége révén a revizor tudni fogja, hogyan nézheti meg és ellenőrizheti a számlákat.

Az adóhatóságnak joga van az elektronikus számlakibocsátás folyamatának ellenőrzésére is. Így egy adóhatósági ellenőrzés során megkérheti a számlakibocsátót, hogy a felügyelete alatt készítsen egy „próbaszámlát”.

Az eddigieken kívül az adóhatóság az ellenőrzés során különös figyelmet fordít a tartalmi elemek meglétére valamint a használt technológiához (PKI vagy EDI) kapcsolódó követelmények meglétére is. Az adóhatóság a számlákat véletlenszerűen illetve célzottan is ellenőrizheti.

 E-számla használatának előnyei:

  • környezetbarát
  • költségtakarékos
  • számlakiegyenlítés gyorsulása
  • tartozásbehajtás gyorsulása
  • könnyű visszakereshetőség, tárolás

Az adózó párhuzamosan használhat két „rendszert” is, vagyis lehetősége van, hogy bizonyos partnereinek elektronikus számlát állítson ki, míg más partnereinek papíralapú számlát.

Elektronikus nyugta

Az elektronikus számla mellett 2014. július 1-jétől megjelent az elektronikus nyugta

Az Áfa törvény nagyon szűkszavúan fogalmaz az elektronikus nyugta kibocsátásának feltételeiről. Ezek alapján az elektronikus nyugta kibocsátásának időpontjától a nyugta kötelező  megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a nyugta eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

Az elektronikus bizonylatokkal szemben támasztott általános három alapkövetelmény teljesítésén túl a jogszabály nem ad támpontot arra vonatkozóan, hogy:

  • milyen részletszabályoknak kell eleget tenni
  • szükség van-e a vevő előzetes beleegyezésére
  • a nyugta kibocsátására kötelezetten kívül más is kiállíthat-e elektronikus nyugtát.

Amit már most tudunk:

  • a nyugta sorszámozásának kihagyás- és ismétlésmentesnek kell lennie
  • nyugtát előállító számítógépes program dokumentációjával kapcsolatos kötelezettségek teljesen azonosak a számlázó programmal kapcsolatos kötelezettségekkel
  • az elektronikus nyugta is olyan elektronikus dokumentum, melyet a digitális archiválásról szóló rendelet szabályai alapján kell megőrizni
  • az elektronikus nyugtákat legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel kell ellátni
  • az elektronikus nyugta befogadója nem kötelezett a bizonylat megőrzésére
  • pénztárgép használatára kötelezett vállalkozás nem használhatja.

A web-áruházak, web-shopok számára az elektronikus nyugta megjelenése kedvező lehetőséget rejt magában.

Minden bizonnyal az elektronikus nyugtánál is el kell telnie néhány évnek ahhoz, hogy letisztuljon annak használata.